1. Yleistä
Tämä asiakirja sisältää Billed Oy:n (jäljempänä ”Palveluntarjoaja”) kevytyrittäjille tarkoitetun laskutuspalvelun (jäljempänä ”Laskutuspalvelu”) sekä toiminimiyrittäjille ja osakeyhtiömuodossa toimiville yrittäjille tarkoitetun palvelun (jäljempänä ”Yrittäjäpalvelu”) sekä muiden Palveluntarjoajan palveluiden (kaikki nämä palvelut yhdessä jäljempänä ”Palvelu”) käyttöä koskevat käyttöehdot (”Käyttöehdot”). Näissä Käyttöehdoissa määritellään Palveluntarjoajan ja Palvelun käyttäjän (”Palvelunkäyttäjä”) välisen sopimussuhteen sisältö sekä osapuolien väliset oikeudet ja velvollisuudet.
2. Sopimussuhteen syntyminen ja muutokset
Osapuolien välille syntyy sopimus, kun Palvelunkäyttäjä rekisteröityy Palvelun käyttäjäksi ja hyväksyy nämä Käyttöehdot. Rekisteröityessään Palvelunkäyttäjä sitoutuu noudattamaan Palvelun muita ehtoja, sääntöjä ja ohjeita, sekä vakuuttaa että hän on tutustunut Palvelun käyttöön ja ettei hänellä ole tiedossaan Palvelun käyttämistä estäviä seikkoja.
Palveluntarjoaja varaa oikeuden päättää, kenet se hyväksyy Palvelunkäyttäjäksi ja toisaalta kenen osalta se hylkää oikeuden käyttää Palvelua.
Palveluntarjoaja pidättää oikeuden muuttaa Palvelun ominaisuuksia tai näitä Käyttöehtoja vastaamaan viranomaismääräyksiä tai muutoin harkintansa mukaan. Selvyyden vuoksi todetaan, että Palveluntarjoaja voi myös oman harkintansa mukaan muuttaa Palvelun hintaa. Ehtojen muutokset tulevat voimaan, kun niistä on ilmoitettu Palvelunkäyttäjälle.
Käyttämällä Palvelua ilmoituksen lähettämisen jälkeen käyttäjä hyväksyy voimassa olevat käyttöehdot muutoksineen. Palvelunkäyttäjä saa käyttää Palvelua ainoastaan kulloinkin voimassa olevien Käyttöehtojen ja soveltuvan lainsäädännön sekä hyvän tavan mukaisesti.
Palvelu saattaa sisältää lisäpalveluita kuten erilaisia tukipalveluita ja asiakaspalvelua, joiden erilliset käyttöehdot ovat Palvelun palveluerittelyssä.
3. Osapuolien välinen sopimussuhde
Palveluntarjoajan ja Palvelunkäyttäjän välinen sopimussuhde sisältää Palvelunkäyttäjän työn laskuttamisen sekä muut nimenomaisesti määritellyt palvelut. Palvelunkäyttäjä ei työskentele Palveluntarjoajan alaisuudessa tai tämän johdon ja valvonnan alaisuudessa. Palveluntarjoajan ja Palvelunkäyttäjän välinen sopimussuhde ei ole luonteeltaan työsopimuslain (2001:55) 1 §:n tai työeläkelainsäädännön mukainen työsuhde, eikä osapuolien välille synny työsopimussuhdetta, ellei niin erikseen nimenomaisesti kirjallisesti sovita. Palvelunkäyttäjä on itse velvollinen huolehtimaan siitä, että työssä noudatetaan soveltuvia työturvallisuusmääräyksiä, työaikamääräyksiä ja muita soveltuvia lakeja ja määräyksiä.
Palvelunkäyttäjällä ei ole oikeutta edustaa Palveluntarjoajaa eikä tehdä Palveluntarjoajan nimissä minkäänlaisia sopimuksia, kuten tilauksia, hankintoja, luottosopimuksia, työsopimuksia tai toimeksiantosopimuksia. Palvelunkäyttäjä ei saa väittää kolmansille tahoille olevansa Palveluntarjoajan työntekijä tai edustaja.
4. Sopimussuhteet Toimeksiantajien kanssa
Palvelunkäyttäjä hankkii itse toimeksiantonsa ja sopii suoraan toimeksiantajiensa kanssa laskutushinnasta ja muista toimeksiannon ehdoista. Palveluntarjoaja ei tule toimeksiantosopimuksen osapuoleksi, ellei niin erikseen etukäteen kirjallisesti sovita Palveluntarjoajaa edustamaan oikeutetun henkilön hyväksynnällä. Palvelua ei saa käyttää tilanteissa, joissa Palvelunkäyttäjän ja toimeksiantajan välillä on tai heidän välilleen muodostuu työsopimuslain mukainen työsuhde.
Palvelunkäyttäjä vastaa toimeksiantajalleen kaikista toimeksiantoon liittyvistä vastuista, sopimuksista, sitoumuksista ja velvoitteista sekä tekemistään työsuorituksista ja niiden viivästymisestä ja virheellisyydestä. Palveluntarjoajan vastuulle ei kuulu Palvelunkäyttäjän toiminnan, toimeksiantojen tai laskujen kannattavuuden, laillisuuden tai oikeellisuuden selvittäminen. Palveluntarjoajan vastuulle ei kuulu Palvelunkäyttäjän ja toimeksiantajien erimielisyyksien selvittäminen eikä mahdollisten vahinkojen korvaaminen toimeksiantajille tai kolmansille osapuolille, ellei toisin ole kirjallisesti sovittu.
Toiminnan luonteesta johtuen Palveluntarjoajan mahdollisuus varmistua Toimeksiantajan kanssa tehdyn sopimuksen tekemisestä ja täyttämisestä on rajoittunut maksun saamiseen Toimeksiantajalta. Näin ollen osapuolia sitova ja osapuolien velvoitteet perustava myyntitapahtuma toteutuu vasta sillä hetkellä, kun Toimeksiantaja maksaa saamansa laskun Palveluntarjoajan tilille. Palveluntarjoajan lähettämä lasku Toimeksiantajalle on tarjous Palveluun kuuluvien toimien suorittamisesta ko. laskun osalta maksun tapahduttua. Palvelunkäyttäjän tulee huolehtia siitä, että toimeksiantaja on tietoinen Palveluntarjoajan ja Palvelunkäyttäjän välisestä sopimussuhteesta sekä näiden Käyttöehtojen sisällöstä ja hyväksyy ne.
Palvelunkäyttäjän tulee hinnoitella työnsä ottaen huomioon, ettei Palveluntarjoaja ole Palvelunkäyttäjän työnantaja ja Palvelunkäyttäjälle aiheutuu kuluja mm. mahdollisesta YEL-vakuuttamisvelvollisuudesta. Laskutushinnasta Palvelunkäyttäjälle tulevan tulon tulee olla yrittäjämäinen toiminta huomioon ottaen kohtuullisella tasolla, ja mahdollisesti soveltuvien lakien ja määräysten mukainen.
5. Laskutuspalvelua koskevat ehdot
Laskutuspalvelua voivat käyttää vain yksityishenkilöt ilman Y-tunnusta eli ns. kevytyrittäjät. Palvelunkäyttäjällä on oikeus käyttää Palvelua vain oman työnsä laskuttamiseen sekä omaan työhön välittömästi liittyvien kilometrikorvausten ja päivärahojen laskuttamiseen, ellei osapuolten välillä ole erikseen toisin sovittu.
Palvelunkäyttäjällä ei ole työvelvoitetta eikä velvollisuutta käyttää Palvelua kaikissa toimeksiannoissaan. Palvelunkäyttäjän ja Palveluntarjoajan väliset Käyttöehdot ovat kuitenkin voimassa vain niissä toimeksiannoissa, joihin Palvelua käytetään. Palveluntarjoaja laskuttaa ainoastaan ne toimeksiannot, jotka Palvelunkäyttäjä pyytää Palveluntarjoajaa laskuttamaan Palveluntarjoajan voimassa olevan käytänteen mukaisesti.
Palveluntarjoaja laskuttaa Palvelunkäyttäjän ilmoittaman laskutushinnan Palveluntarjoajan pankkitilille Palveluntarjoajan arvonlisäverotunnisteella. Palveluntarjoaja vastaa laskutukseen liittyvien arvonlisäverojen perimisestä, ilmoittamisesta ja tilittämisestä Verohallinnolle.
Palveluntarjoajalle syntyy suoritusvelvollisuus Palvelunkäyttäjää kohtaan ja muut palkkion maksuun liittyvät velvoitteet vasta, kun Toimeksiantaja on maksanut laskun Palveluntarjoajan tilille. Toimeksiantajan Palveluntarjoajalle maksamasta arvonlisäverottomasta laskutushinnasta vähennetään Palvelunkäyttäjän toimittaman verokortin mukainen ennakonpidätys (verokortin tai muun lainmukaisen tiedon puuttuessa pidätetään 60 %), kulloinkin voimassa olevat laskutuspalveluihin sovellettavat lakisääteiset työnantajamaksut sekä muut lain velvoittamat maksut sekä Palvelun käytöstä perittävä palvelumaksu ja mahdollinen lisämaksu muista Palvelusta.
Vähennysten jälkeen jäljelle jäävä summa on Palvelunkäyttäjän nettopalkka, ja se maksetaan Palvelunkäyttäjän pankkitilille (mikäli se on suomalainen tili) viimeistään viiden (5) arkipäivän kuluessa siitä, kun toimeksiantajan suoritus on Palveluntarjoajan tilillä. Palveluntarjoaja ei vastaa pankkien maksuliikenteen häiriöiden tai muiden vastaavien seikkojen aiheuttamista viivästyksistä.
Palveluntarjoaja vastaa palkanmaksuun liittyvistä lakisääteisistä velvoitteista kuten palkkalaskelmien laatimisesta ja tulorekisteri-ilmoitusten tekemisestä.
Palvelunkäyttäjän tulee ilmoittaa Palveluntarjoajalle sairausvakuutusmaksun maksamisvelvollisuuden selvittämiseksi, onko hän YEL-vakuuttamisvelvollinen. Virheellisen tiedon aiheuttamasta liian suurista tai pienistä vähennyksistä ja niiden aiheuttamista lisämaksuista ja kuluista vastaa Palvelunkäyttäjä, eikä Palveluntarjoajalla ole velvollisuutta esim. hakea palautuksia liikamaksuista.
Matkakustannusten ja muiden kulujen korvaamisessa Palvelunkäyttäjälle noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lainsäännöksiä ja Verohallinnon ohjeita. Korvaukset voivat ohjeiden mukaisesti olla verovapaita, ne voidaan maksaa ennakonpidätystä toimittamatta tai ne voidaan katsoa palkaksi. Palvelunkäyttäjän vastuulla on toimittaa Palveluntarjoajalle Palvelua käyttäen kulukorvauksen maksamisen edellyttämä matkalasku, joka sisältää Verohallinnon edellyttämät tiedot, ja muut mahdollisesti tarvittavat tiedot ja tositteet, sekä suorituksen oikean verokohtelun määrittämiseksi tarvittavat tiedot. Palvelunkäyttäjä vastaa siitä, että kaikki hänen antamansa tiedot ovat oikeita ja riittäviä, ja on velvollinen korvaamaan Palveluntarjoajalle virheellisten tai puutteellisten tietojen perusteella maksuunpantavat verot, maksut ja muut Palveluntarjoajalle aiheutuvat seuraamukset.
Toimeksiantajan maksamasta laskusta kertyneestä arvonlisäverottomasta suorituksesta veloitetaan palkanmaksun yhteydessä Palveluntarjoajan hinnaston mukainen palvelumaksu. Maksujen suuruus on riippumaton siitä, kuinka suuri osa suorituksesta maksetaan Palvelunkäyttäjälle palkkana ja kuinka suuri kulukorvauksena. Palvelumaksun sisältämät palvelut on eritelty Palveluntarjoajan hinnastossa laskun lähettämishetkellä.
Palvelunkäyttäjää ei ole vakuutettu lakisääteisellä tapaturmavakuutuksella Palveluntarjoajan puolesta. Lähtökohtaisesti YEL-vakuuttaminen ja vakuutusmaksujen maksaminen on Palvelunkäyttäjän vastuulla. Yrittäjä on henkilökohtaisessa vastuussa YEL-työeläkevakuutusmaksuistaan.
Palvelunkäyttäjä on tietoinen siitä, että hänet katsotaan työttömyysturvaan liittyvissä asioissa yrittäjäksi.
Palvelunkäyttäjä voi palvelussa itse päättää ottaako hän mahdollisesti tarjolla olevia ylimääräisiä sosiaalietuihin rinnastettavia tarjouksia ja/tai muita tarjouksia käyttöönsä. Palvelunkäyttäjä ei sitoudu hyväksymään tämänkaltaisia Palveluntarjoajan tarjoamia ylimääräisiä palveluja, vaan Palvelunkäyttäjällä on mahdollisuus hyväksyä tai olla hyväksymättä lisäpalvelut.
6. Yrittäjäpalvelua koskevat ehdot
Yrittäjäpalvelua voivat käyttää yksityiset elinkeinonharjoittajat sekä toimintaa osakeyhtiömuodossa harjoittavat henkilöt, joilla on tai joille hankitaan Y-tunnus.
Palveluntarjoaja vastaa Käyttöehtojen mukaisesti Palvelunkäyttäjän Y-tunnuksen hankkimisesta eli yrityksen perustamisesta Palvelunkäyttäjän antamien ja hyväksymien tietojen perusteella, sekä näissä Käyttöehdoissa ja Palvelussa määritellyistä tehtävistä, lakisääteisistä maksuista ja ilmoituksista rekisteröitymisen jälkeiseltä ajalta. Vastineeksi Palvelunkäyttäjä maksaa Palveluntarjoajalle kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisen Palvelupalkkion ja muut mahdolliset maksut.
Palveluntarjoaja tai kukaan sen työntekijöistä ei tule lakisääteiseen vastuuasemaan Palvelunkäyttäjän yrityksessä, vaan yrityksen toimielimien jäsenenä on ainoastaan Palvelunkäyttäjä ja siihen erikseen suostumuksensa antaneet henkilöt, jotka vastaavat yritystoimintaan liittyvistä lakisääteisistä velvoitteista sekä Palvelun käyttämisen aikana että sopimuksen päättymisen jälkeen. Palvelunkäyttäjä vastaa ja vakuuttaa, että hän ja muut yrityksessä vastuuasemassa olevat henkilöt ovat tietoisia näistä velvoitteista.
Palveluntarjoaja laskuttaa Palvelunkäyttäjän toimeksiantajalta Palvelunkäyttäjän ja toimeksiantajan välillä sovitun laskutushinnan Palveluntarjoajan pankkitilille. Palveluntarjoajalle syntyy suoritusvelvollisuus Palvelunkäyttäjää kohtaan ja muut laskutukseen liittyvät velvoitteet vasta, kun Toimeksiantaja on maksanut laskun Palveluntarjoajan tilille. Suorituksesta vähennetään kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti Palvelun veloitukset, mahdollisten lisäpalveluiden veloitukset ja muut Palveluntarjoajan saatavat Palvelunkäyttäjältä.
Palveluntarjoaja laatii Palvelunkäyttäjän kirjanpidon lakien ja määräysten mukaisesti käytössään olevien tietojen pohjalta. Palvelunkäyttäjä on velvollinen toimittamaan riittävät ja oikeat tiedot Palveluntarjoajalle ja tarkastamaan kirjanpidon ja luotujen raporttien oikeellisuuden. Palveluntarjoaja on vastuussa vain siitä, että kirjanpito on laadittu sille annettujen tietojen mukaisesti.
Kirjanpidon laatiminen edellyttää, että kaikki Palvelunkäyttäjän Y-tunnuksella harjoitettava toiminta tapahtuu Palvelun kautta.
Palveluntarjoaja sitoutuu toimittamaan Palvelunkäyttäjälle tämän kirjanpitoaineiston sopimuksen päättyessä. Palveluntarjoaja sitoutuu huolehtimaan Palvelunkäyttäjän arvonlisäveroilmoitusten ja veroilmoitusten laatimisesta ja lähettämisestä sille annettujen tietojen pohjalta.
Laskut toimeksiantajille lähetetään Palveluntarjoajan Y-tunnuksella ja Palveluntarjoajan arvonlisäverotunnisteella, mikäli lasku on arvonlisäverollinen. Arvonlisäverovelvollisuus ja esim. alarajahuojennuksen soveltuminen on aina Palvelunkäyttäjän vastuulla, ja Palvelunkäyttäjä on esim. velvollinen selvittämään, kuuluuko asiakas käänteisen arvonlisäverovelvollisuuden piiriin ja ilmoittamaan tästä Palveluntarjoajalle.
Palvelunkäyttäjällä on vastuu omasta verotuksestaan ja veroilmoituksen toimittamisesta, jollei toisin ole erikseen sovittu. Palvelunkäyttäjä sitoutuu noudattamaan Palvelun ohjeistusta henkilökohtaisten ilmoituksiensa osalta. Palvelunkäyttäjällä on vastuu selvittää, miten toiminta voi vaikuttaa Palvelunkäyttäjän mahdollisiin etuuksiin, eikä Palveluntarjoaja vastaa vaikutuksista niihin.
Palveluntarjoaja on sitoutunut noudattamaan kansainvälisiä ohjeistuksia terrorismin rahoituksen ja rahanpesun estämiseksi. Palveluntarjoajalla on oikeus näihin asioiden liittyen seurata Palvelussa tapahtuvia toimintoja ja tehdä niistä tarpeen mukaan ilmoitukset eri viranomaisille. Palvelunkäyttäjä sitoutuu ilmoittamaan Palveluntarjoajalle erillisilmoituksella mahdolliset lisäilmoitusta vaativat asiat, kuten sen onko hän poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö tai tällaisen henkilön lähipiiriä. Palvelunkäyttäjän laiminlyödessä velvoitteensa tehdä em. erillisilmoitus, tämä sopimus purkautuu välittömästi ilman korvausvelvollisuutta Palveluntarjoajan puolelta.
Toimeksiantajan maksamasta laskusta kertyneestä arvonlisäverottomasta suorituksesta veloitetaan Palveluntarjoajan hinnaston mukainen palvelumaksu sekä muut hinnaston mukaiset maksut.
Palveluntarjoaja ei huolehdi Palvelunkäyttäjän vakuuttamisesta. Palvelunkäyttäjän omalla vastuulla on hankkia toimintaansa nähden tarpeelliset ja tarkoituksenmukaiset vakuutukset.
Palveluntarjoajan ja Palvelunkäyttäjän välinen sopimus on voimassa toistaiseksi. Palvelunkäyttäjä voi irtisanoa sopimuksen kirjallisesti päättymään yhden (1) kuukauden ja Palveluntarjoaja kolmen (3) kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.
7. Laskujen lähettäminen ja maksuehdot
Palveluntarjoaja sitoutuu laskuttamaan Palvelunkäyttäjän Palvelussa olevalla ilmoituslomakkeella ilmoittamat toimeksiannot viiden (5) arkipäivän sisällä ilmoituksen jättämisestä. Palveluntarjoaja laskuttaa toimeksiantoon perustuvan määrän yhdellä kertaa ja kahden (2) viikon maksuajalla, ellei toisin ole ilmoituslomakkeella ilmoitettu. Palveluntarjoaja pidättää kuitenkin oikeuden olla hyväksymättä ja lähettämättä laskuja, jotka ovat näiden käyttöehtojen tai Palveluntarjoajan käytäntöjen vastaisia.
8. Luottotappiot
Riski toimeksiantajien maksukyvystä ja -halukkuudesta sekä luottotappioista on Palvelunkäyttäjällä. Mikäli Palveluntarjoaja on jo maksanut Palvelunkäyttäjälle suorituksen sellaisen laskun perusteella, jota toimeksiantaja ei maksa kokonaan tai osittain, tai Palveluntarjoaja on jostain muusta syystä maksanut Palvelunkäyttäjälle enemmän kuin olisi pitänyt, on Palvelunkäyttäjä vaadittaessa velvollinen palauttamaan saamansa suorituksen Palveluntarjoajalle vastaavalta osin.
9. Immateriaalioikeudet
Yksinomainen tekijänoikeus ja muut immateriaalioikeudet Palveluun ja sen sisältöön, aineistoon ja materiaaliin sekä tuotenimiin on Palveluntarjoajalla tai sen yhteistyökumppaneilla. Palveluntarjoaja ei myönnä Palvelunkäyttäjälle mitään oikeuksia ko. sisältöön tai immateriaalioikeuksiin, ellei toisin erikseen sovita.
Palvelunkäyttäjälle kuuluvat immateriaalioikeudet Palveluun toimitettuun materiaaliin säilyvät Palvelunkäyttäjällä, eikä Palveluntarjoaja käytä niitä muuhun kuin Palvelun tarkoituksen toteuttamiseen.
10. Tietojen oikeellisuus
Palvelunkäyttäjä vastaa siitä, että kaikki Palveluun annetut henkilötiedot ja muut tiedot mm. laskutukseen, kirjanpitoon, verotukseen ja kulukorvauksiin liittyen ovat oikeita, riittäviä, ajantasaisia ja kuuluvat liiketoimintaan eivätkä ne riko kolmansien osapuolien immateriaalioikeuksia tai ole muuten lainvastaisia. Palveluntarjoaja ilmoittaa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä aina viranomaisille.
11. Salassapito, henkilötiedot ja tietojen käyttäminen
Palveluntarjoaja sitoutuu pitämään kaiken Palvelunkäyttäjään liittyvän luottamukselliseksi katsottavan aineiston luottamuksellisena sekä käyttämään sitä ainoastaan Palveluntarjoajan sekä Palvelunkäyttäjän välisessä yhteistyössä. Tämä velvoite pysyy voimassa toistaiseksi myös osapuolien välisen sopimuksen muuten päättyessä.
Palveluntarjoaja käsittelee Palvelun välityksellä saatavia henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja tietosuojaselosteen mukaisesti. Palvelunkäyttäjä antaa suostumuksensa Palveluun tallentamiensa tietojen käsittelyyn kaikilla Palvelun tarjoamisen ja liiketoiminnan edellyttämillä tavoilla. Palveluntarjoajalla on oikeus tarkistaa tietojen oikeellisuus, poistaa ja editoida tietoja sekä käyttää niitä Palvelun jatkokehittämiseen, viestintään ja markkinointiin, mukaan lukien Palvelunkäyttäjälle kohdennettu viestintä ja/tai markkinointi. Palvelunkäyttäjä vakuuttaa tutustuneensa Palveluntarjoajan tietosuojaselosteeseen ja antaa nimenomaisen suostumuksensa sille, että hänen tietojaan voidaan käyttää automaattiseen päätöksentekoon ja käsittelyyn, kuten profilointiin.
Siltä osin kuin Palvelunkäyttäjä on Palvelussa käsiteltävien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä ja Palveluntarjoaja henkilötietojen käsittelijä, sovelletaan henkilötietojen käsittelyä koskevia ehtoja. Palvelunkäyttäjä vakuuttaa tutustuneensa henkilötietojen käsittelyä koskeviin ehtoihin ja hyväksyy ehdot ryhtyessään käyttämään Palvelua.
12. Palvelun saatavuus ja virheet
Palveluntarjoaja pyrkii toimimaan siten, että Palvelu on keskeytyksettä saatavilla, mutta Palveluntarjoaja ei vastaa katkoista Palvelun saatavuudessa. Palveluntarjoajalla on perustellusta syystä oikeus milloin tahansa keskeyttää tai lopettaa Palvelun tai sen osan tarjoaminen kokonaan tai osittain.
Palvelunkäyttäjän on velvollinen ilmoittamaan Palveluntarjoajalle havaitsemistaan käyttökatkoista tai virheistä Palvelun toiminnassa.
13. Palvelun tarjoamisen lopettaminen, vahingonkorvaus ja kuittausoikeus
Mikäli Palvelunkäyttäjä rikkoo Palvelun käyttöehtoja, lakeja tai määräyksiä, taikka laiminlyö sopimuksen mukaisen maksun suorittamisen Palveluntarjoajalle kehotuksesta huolimatta, on Palveluntarjoajalla oikeus lopettaa Palvelun tarjoaminen välittömästi. Käyttöehtoja rikkoneen tai muuten Palveluntarjoajalle vahinkoa aiheuttaneen Palvelunkäyttäjän on korvattava aiheuttamansa välittömät ja välilliset vahingot täysimääräisesti Palveluntarjoajalle.
Palveluntarjoaja ei ole vastuussa vahingoista, jotka johtuvat Palvelunkäyttäjän Palvelun kautta laskutetusta työstä, muusta Palvelun käyttämisestä tai sen ominaisuuksista tai virheistä, Palvelun käyttökatkoista taikka tietojen tai tiedostojen tuhoutumisesta, katoamisesta, muuttumisesta, viivästymisestä tai tästä aiheutuneista vahingoista ja kuluista, kuten tiedostojen uudelleen luomisen aiheuttamista kustannuksista. Kaikissa tapauksissa Palveluntarjoajan korvausvastuu rajoittuu aina korkeintaan pakottavan lainsäädännön mukaiseen vastuuseen, eikä Palveluntarjoaja vastaa välillisten vahinkojen korvaamisesta.
Palveluntarjoajalla on oikeus kuitata saatavansa Palvelunkäyttäjältä tälle maksettavasta nettopalkasta tai muusta suorituksesta taikka hallussaan olevista Palvelunkäyttäjän varoista täysimääräisesti.
14. Riitojen ratkaisu ja sovellettava laki
Tätä sopimusta tai Palvelua koskevat riidat, joita ei saada neuvotteluilla sovittua, ratkaistaan ensiasteena Helsingin käräjäoikeudessa. Tähän sopimukseen ja Palveluun sovelletaan Suomen lakia.
Toimittaja
Pääsopimuksessa määritelty Palveluntarjoaja Billed Oy (3332548-5)
Toimittajan yhteyshenkilö
asiakaspalvelu(at)billed.fi
Asiakas
Palvelusopimuksessa määritelty asiakas
Asiakkaan yhteyshenkilö
Sopijapuolen on ilmoitettava yhteyshenkilön vaihtumisesta toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä. Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta sopia muutoksista sopimukseen.
1. Määritelmät
Tässä liitteessä/sopimuksessa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti:
“Rekisterinpitäjä” on se, joka määrittelee Henkilötietojen Käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja on tässä liitteessä/sopimuksessa määritelty Asiakas tai Asiakkaan toimeksiantaja.
“Käsittelijä” on Toimittaja, joka Käsittelee Henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun Sopimuksen perusteella.
“Käsittely” on toiminto, joita kohdistetaan Henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen säilyttämistä, tietojen luovuttamista siirtämällä, tai asettamalla ne muutoin saataville sekä turvakopioimista.
“Henkilötiedot” ovat kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, jäljempänä ”Rekisteröity”, liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
“Henkilötietojen tietoturvaloukkaus” on tietoturvaloukkaus, jonka seurauksena on siirrettyjen, tallennettujen tai muuten Käsiteltyjen Henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka pääsy tietoihin.
2. Sopimuksen kohde
Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia toimittajan tai Asiakkaan toimittamien henkilötietojen tietosuojasta ja tietoturvasta toimittajan palveluissa. Tämä sopimus muodostaa osapuolten välille EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen kirjallisen sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Sopimuksessa käsitellään myös henkilötietojen siirtämisen ehdoista
Tämän sopimuksen puitteissa Toimittaja toimii rekisterinpitäjänä, jolloin Asiakas toimii henkilötietojen käsittelijänä. Sopimuksen puitteissa Asiakas toimittaa henkilötietoja Toimittajan rekisteriin, jolloin kyseessä on henkilötietojen luovutus, jossa Asiakas vastaa rekisteröitävien henkilötietojen oikeellisuudesta.
Jos tämän sopimuksen ja Pääsopimuksen henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot ovat ristiriidassa keskenään, osapuolet soveltavat ensisijaisesti palvelusopimuksen ehtoja.
Tämä sopimus liittyy sopijapuolten väliseen sopimukseen ("Pääsopimus"):
Osapuolten välinen palvelusopimus tai Billed Oy:n käyttöehdot.
3. Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus
Käsiteltävien henkilötietojen luonne ja tarkoitus on määritelty seuraavasti:
Henkilötietoja käsitellään Billedin liiketoiminnan puitteissa tapahtuvaan maksunvälitykseen ja tilitoimistopalveluihin. Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen. Henkilötietojen toimittaminen on Asiakkaan vastuulla.
Henkilötietoja voidaan käsitellä Palvelusopimuksen ja Billedin palvelun käyttöohjeiden puitteissa.
4. Henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät
Henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät on määritelty seuraavasti:
Käsiteltävät henkilötiedot ovat Billedin rekisterissä olevia asiakkaan tietoja tai tietoja asiakkaan työntekijöistä ja asiakkaan asiakkaista. Rekisteröidyt henkilötiedot sisältävät seuraavia henkilötietoja: Nimi, Henkilötunnus (tarvittaessa), Puhelinnumero, Sähköpostiosoite, Titteli.
5. Toimittajan ja asiakkaan väliset vastuut
Toimittaja Käsittelee Henkilötietoja Rekisterinpitäjänä Asiakkaan liiketoimintansa puitteissa. Asiakas on palvelussa Käsiteltävien Henkilötietojen Käsittelijä. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta. Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että sillä on tarvittavat oikeudet ja suostumukset Sopimuksen mukaiseen Henkilötietojen Käsittelyyn. Rekisterinpitäjä vastaa tietosuojaselosteen laatimisesta ja saatavilla pidosta sekä Rekisteröityjen informoinnista ja ilmoituksista tietosuojaviranomaisille.
Rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus määrittää Henkilötietojen Käsittelyn tarkoitus ja keinot.
Toimittajalla on oikeus Käsitellä Rekisterinpitäjän Henkilötietoja ja muita Rekisterinpitäjän tietoja vain Pääsopimuksen ja tämän sopimuksen mukaisesti ja vain siltä osin ja siten kuin on tarpeellista palveluiden toimittamiseksi. Toimittajalla ei ole oikeutta käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita ilman Asiakkaan erillistä kirjallista suostumusta.
Mikäli Asiakkaalle tai Rekisterinpitäjälle esitetään Rekisteröidyn tai viranomaisen aloitteesta selvityspyyntö tia tietoturvapyyntö on Asiakas velvollinen parhaansa mukaan avustaa tietojen alkuperän ja käsittelyyn käytettyjen toimenpiteiden selvittämisessä.
6. Tietoturvasta sovittavat asiat
Toimittaja toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet Rekisterinpitäjän Henkilötietojen suojaamiseksi ottaen huomioon Käsittelyn sisältämät riskit, joita ovat erityisesti siirrettyjen, tallennettujen tai muuten Käsiteltyjen henkilötietojen tahaton tai laiton tuhoaminen, hävittäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen tai henkilötietoihin pääsy. Suojatoimenpiteiden järjestämisessä otetaan huomioon saatavilla olevat tekniset vaihtoehdot ja niiden kustannukset suhteessa käsillä olevaan tietojenkäsittelyyn liittyviin erityisiin riskeihin sekä Käsiteltävien Henkilötietojen arkaluonteisuuteen. Toimittaja varmistaa, että Henkilötietojen Käsittelyyn osallistuva henkilöstö noudattaa asianmukaista salassapitovelvollisuutta.
Toimittajan ja Asiakkaan on ilmoitettava kaikista Henkilötietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista Rekisterinpitäjälle ilman viivettä loukkauksen tultua ilmi.
Rekisterinpitäjän pyynnöstä tulee ilman aiheetonta viivytystä toimittaa Rekisterinpitäjälle kaikki asiaankuuluva tietoturvaloukkaukseen liittyvä tieto: Tapahtunut tietoturvaloukkaus, Mihin tietojoukkoon loukkaus kohdistuu, Arvio tietoturvaloukkauksen aiheuttamista todennäköisistä seurauksista, Kuvaus suoritetuista korjaavista toimenpiteistä, Kuvaus toimenpiteistä vahinkojen minimoimiseksi, Toimittaja dokumentoi ja raportoi selvityksen tulokset ja suoritetut toimenpiteet Asiakkaalle.
Rekisterinpitäjä vastaa tarvittavista ilmoituksista tietosuojaviranomaisille.
7. Henkilötietojen käsittelyn kohde ja kesto
Henkilötietojen käsittelyä tehdään voimassa olevan toimeksiannon aikana. Henkilötietoja ovat toimeksiantokohtaisesti Billedin rekisterissä olevat henkilötiedot.
Sopimuksen päätyttyä Toimittaja poistaa kaikki Rekisterinpitäjän tai Asiakkaan tallennetut Henkilötiedot viimeistään 6 kuukauden kuluttua Pääsopimuksen päättymisestä, ellei sovellettava lainsäädäntö edellytä Henkilötietojen säilyttämistä. Rekisterinpitäjän tai Asiakkaan on mahdollista pyytää tallennettujen tietojen välitöntä poistoa.
Sopimuksen puitteissa henkilötietoja voidaan siirtää Asiakkaan ja Toimittajan rekisterien välillä. Henkilötietojen siirto tapahtuu vain lain niin salliessa perustuen Rekisteröidyn suostumukseen
8. Korvausvelvollisuus ja vastuunrajoitukset
Henkilötietojen käsittelystä aiheutuva vahingonkorvausvelvollisuus on määritelty osapuolten välisessä palvelusopimuksessa.
9. Henkilötietojen käsittely EU/ETA maiden ulkopuolella
Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA maiden ulkopuolelle on tämän sopimuksen puitteissa kielletty. Kielto koskee myös henkilötietojen väliaikaista tallentamista ja siirtämistä.
Selkeyden vuoksi Toimittaja tai Toimittajan alihankkija voi sopimuksen puitteissa käsitellä henkilötietoja EU/ETA maiden ulkopuolella ilman Asiakkaan erillistä lupaa.
10. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen
Sopimus on aina voimassa, kun kohdassa 1 määritelty Pääsopimus on voimassa.
11. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys
1. Palvelusopimus, 2. Sopimus henkilötietojen käsittelystä, 3. Muut kirjalliset täsmennykset, 4. Yleiset sopimusehdot.